¿Demasiadas juntas y poca productividad?
15.09.2014 16:28
Desde hace años que me topo con este problema: Al día tengo entre 6 y 8 juntas de las cuales solo dos o tres son productivas. Las demás son juntas que de entrada no quiero tener, generalmente con gente fuera de la organización que exige hablar con el director, o bien con gente recomendada por amigos o a la que le "debemos" favores. Estas juntas son las que verdaderamente quitan tiempo, duran horas y generalmente no son productivas.
Ya desesperado le pedí consejo a una ex ejecutiva de alto perfil, y estas son sus sugerencias:
De plano decir que no a la reunión. Es difícil decir no, sin embargo a veces no queda de otra. Si creesque esa reunión no te va a beneficiar de ninguna manera, evítala.
Si de plano no se puede evitar, hay dos alternativas:
Hacer las reuniones en el café de la esquina, asegurándole al visitante que tienes 20 minutos como máximo porque tienes otra reunión. Hacerla fuera de tu oficina evita que el visitante se quede horas sentado en tu oficina y luego no lo puedas correr. Es más fácil que tú salgas corriendo del café de la esquina con el pretexto de tu siguiente junta.
Si la reunión se lleva a cabo en tu oficina, antes de comenzar la reunión, aclararle a la persona que tienes solamente 20 minutos, y que a los 20 minutos tienes un compromiso de vida o muerte (como una conferencia telefónica con Nueva York). A los 20 minutos, le pides a alguien de tu oficina que entre a la sala de juntas y que te avise que la conferencia ya inició. Esta opción funciona bien, aunque a veces la risa de la persona que entra a tu oficina con el "engaño" los delata a ambos.
Lo único peor que tener una junta que no quieres con alguien que no quieres, es que a los pocos días la persona te vuelva a buscar para solicitar una nueva junta para revisar los "avances" de la junta pasada. Por eso es muy importante que al término de la primera reunión se deje muy en claro el seguimiento preciso. Hay dos opciones de seguimiento:
La reunión fue un desperdicio de tiempo y no hay espacio para hacer nada concreto: Es necesario terminar y aclarar que no hay nada que hacer en un futuro. Esto quita expectativas y la persona no volverá a solicitar una reunión futura.
La reunión generó algún compromiso mínimo de apoyo: Es muy importante que ese algo se haga lo antes posible y que se deje claro que al finalizar el compromiso termina la relación.
Suena agresivo lo anterior, pero en verdad que en el mundo competitivo, es desesperante y frustrante ver como se nos van los días con decenas de juntas poco productivas que roban recursos. Es importante para los dueños, directores y ejecutivos tomar muy en serio la efectividad de las juntas, de su tiempo y de su dinero.